Cómo hacer Memorias de Sostenibilidad

¿Por qué hacer una Memoria de Sostenibilidad?

Las Memorias de Sostenibilidad son una herramienta de gestión eficaz, competente, transparente y sostenible que expone información sobre el desempeño social, económico y medioambiental de una organización, suponiendo un elemento diferenciador de la empresa que aumenta su competitividad y su transparencia de gestión.

Calificación de Memorias de Sostenibilidad

La Global Reporting Initiative (GRI) facilita la guía estandarizada y globalmente reconocida para elaborar Memorias de Sostenibilidad. Actualmente está en vigor la versión G4 de la Guía, no obstante, GRI seguirá reconociendo las memorias que se elaboren a partir de las anteriores versiones G3 o G3.1 durante dos ciclos completos de presentación de las mismas. Todas las memorias de sostenibilidad que se vayan a publicar después del 31 de diciembre de 2015 deben elaborarse de acuerdo a la versión actual.

Aquellas organizaciones que deseen elaborar una memoria de sostenibilidad “de conformidad” con la Guía pueden optar por realizar una memoria esencial o una memoria exhaustiva. Cada opción implica la inclusión en la memoria de una serie de contenidos “de conformidad”. Ambas opciones son válidas para todo tipo de organizaciones, con independencia de su tamaño, sector o ubicación.

Tanto las memorias de sostenibilidad esenciales como las exhaustivas reflejan los efectos económicos, ambientales y sociales significativos de la organización, o bien aquellos aspectos que tienen un peso notable en las evaluaciones y decisiones de los grupos de interés.

La memoria Esencial consta de los elementos fundamentales de una memoria de sostenibilidad. Constituye un marco mediante el que las organizaciones transmiten las consecuencias de su desempeño económico, ambiental, social y de gobierno.

La opción de memoria Exhaustiva desarrolla la Esencial e incorpora nuevos contenidos relativos a la estrategia, el análisis, el gobierno, la ética y la integridad de las organizaciones. Además, estas deben describir su desempeño de un modo más detallado, para lo que tienen que detallar todos los indicadores relacionados con los Aspectos materiales.

Pasos básicos para elaborar Memorias de Sostenibilidad

Para la elaboración de las Memorias de Sostenibilidad, la GRI indica los pasos básicos a seguir:

PASO 1

Conocer los Principios para la elaboración de una memoria de la Guía y verificarlos con frecuencia a lo largo de todo el proceso de elaboración. Esos principios se dividen en dos grupos: los Principios para determinar el contenido de la memoria y los Principios para determinar la calidad de la memoria.

Los principios que determinan el contenido de las memorias de sostenibilidad son:

• Participación de los grupos de interés: La organización debe de indicar cuáles son sus grupos de interés y explicar cómo ha respondido a sus expectativas e intereses razonables.
• Contexto de sostenibilidad: La memoria debe reflejar el modo en que una organización contribuye a la mejora o el empeoramiento de las condiciones, los avances y las tendencias económicas, ambientales y sociales en los ámbitos local, regional e internacional.
• Materialidad: La materialidad determina si un asunto debe ser incluido en la memoria. Han de tratarse aquellos Aspectos que reflejen los efectos económicos, ambientales y sociales significativos de la organización o que influyan de un modo sustancial en las evaluaciones y decisiones de los grupos de interés.
• Exhaustividad: Este principio hace referencia a las dimensiones de alcance, cobertura y tiempo. También puede referirse a las prácticas de recopilación de información y a si esta se presenta de un modo razonable y adecuado.

Los principios para determinar la calidad de las memorias de sostenibilidad son:

• Equilibrio: La presentación del contenido de la memoria ha de ofrecer una imagen imparcial del desempeño de la organización, reflejando tanto los aspectos positivos como los negativos del trabajo de la organización.
• Comparabilidad: Los grupos de interés que utilicen la memoria han de poder comparar los datos relativos al desempeño económico, ambiental y social con datos anteriores propios, con los objetivos de la organización y con el trabajo de otras organizaciones.
• Precisión: La precisión varía en función del tipo de información y del destinatario de la misma. La información ha de ser lo suficientemente precisa para que los grupos de interés puedan evaluarla.
• Puntualidad: La organización debe presentar sus memorias con arreglo a un calendario regular para que los grupos de interés dispongan de la información en dicho momento y puedan tomar decisiones bien fundamentadas.
• Claridad: La organización debe presentar la información de modo que los grupos de interés a los que se dirige la memoria puedan acceder a ella y comprenderla adecuadamente.
• Fiabilidad: Es necesario que los grupos de interés sepan puedan comprobar la veracidad de los datos contenidos en la memoria, así como conocer la medida en que se han aplicado los Principios de elaboración de memorias.

PASO 2

Elaborar un plan de actividades para recabar/organizar la información o para implantar los procesos que permitirán a la organización prepararse para elaborar la memoria. Fijar un plazo para la finalización de la memoria, así como plazos intermedios de entregas parciales de la memoria.

PASO 3

Crear un “equipo de la memoria” para ejecutar el plan. La recomendación es que sea un equipo multidisciplinar y variado, que asegure el enriquecimiento del contenido de la memoria de sostenibilidad.

PASO 4

Organizar debates internos para evaluar sobre qué “aspectos” son importantes que su organización tenga más información o mejore su gestión.

PASO 5

Identificar con qué grupos de interés es importante que la organización discuta la lista de aspectos decisivos, para preguntarles su opinión y aceptar sugerencias de otros aspectos a tratar.

PASO 6

Enumerar los Indicadores de Protocolos de GRI relacionados con cada uno de los aspectos que figuran en su lista. Decidir cuáles son los indicadores de GRI más decisivos/importantes/relevantes para su organización y sus grupos de interés.

PASO 7

Darle un sentido estético adecuado a su público o lectores objetivo. Dotar a las memorias de sostenibilidad de personalidad e identidad de marca.

CAVALA, tu Gabinete de Asesoría

CAVALA domina el uso de la metodología GRI para la redacción de Memorias de Sostenibilidad en organizaciones. Además, subcontratados por certificadoras, CAVALA también valida Memorias de Responsabilidad Social Corporativa acordes a esta metodología.  Obviamente, respetando los escenarios en los que pudiera haber conflictos de intereses jamás validamos memorias de sostenibilidad en la que hayamos participado como miembros del equipo de edición de la memoria.

Si desea realizar una Memoria de Sostenibilidad adaptada a su organización no dude en ponerse en contacto con nosotros.